فـــراسوز

اتصال ایمیل به outlook این امکان را به شما خواهد داد تا بتوانید اقدام به ارسال، دریافت و مدیریت ایمیل‌های سازمانی خود از طریق برنامه رسمی مایکروسافت کنید. 

در ادامه این آموزش قصد دارم به معرفی سه روش برای اتصال ایمیل به outlook در ویندوز و اندروید بپردازم. در این آموزش به شما نشان خواهیم داد که چطور در برنامه اوت لوک 2019 و 2016 برای سیستم عامل ویندوز یا مک و برای اندروید چطور این کار را انجام دهید. 

آموزش تصویری اتصال ایمیل به outlook با دو روش

برای اتصال ایمیل به outlook قبل از هر کاری باید ابتدا وارد هاست خود شده و مشخصات اکانت ایمیل خود را بررسی کنید. برای این منظور ابتدا بسته به اینکه از کدام کنترل پنل هاست (سی پنل، دایرکت ادمین یا پلسک) استفاده می‌کنید، با استفاده از نام کاربری و کلمه عبور، وارد محیط مدیریت هاست خود شوید.

سپس به بخش مدیریت اکانت ایمیل مراجعه کنید. در ادامه این آموزش من از هاست سی پنل استفاده می‌کنم که توضیحات را بر اساس این کنترل پنل به شما خواهم داد. اما در حالت کلی اگر از هر کنترل پنل هاست دیگری استفاده می‌کنید، شما تنها نیاز به اطلاعات IMAP و POP3 برای کانفیگ ایمیل هاست روی outlook نیاز دارید که در هنگام ساخت ایمیل آنها را ایجاد کردید.

مشابه تصویر زیر روی گزینه EMAIL ACCOUNTS کلیک کنید تا وارد صفحه مدیریت اکانت‌های ایمیل در هاست شوید.

سپس همانطور که در تصویر زیر می‌بینید روی گزینه CONNECT DEVICES اکانت ایمیلی که قصد دارید آن را در برنامه اوت لوک مدیریت کنید، کلیک کنید. با انجام این کار به صفحه‌ای که مشخصات اکانت ایمیل در آن درج شده دسترسی خواهید داشت.

در این صورت مشابه تصویر زیر جزییات اکانت ایمیل شما در هاست نمایش داده می‌شود. این جزییات شامل آدرس سرور ایمیل و پورت قابل استفاده در دو حالت با SSL و بدون SSL است که باید آنها را بررسی کنید.

بسته به اینکه از کدام پروتکل استفاده کنید، باید اطلاعاتی که در تصویر بالا می‌بینید را بر اساس توضیحاتی که در ادامه خواهم داد تکمیل کنید. اما قبل از هر کاری به این نکته توجه داشته باشید که:

نکته: همانطور که در تصویر فوق می‌بینید دو حالت برای استفاده از اکانت ایمیل روی outlook وجود دارد که شامل پروتکل امن SSL (کادر آبی رنگ) و پروتکل بدون گواهینامه امنیتی SSL (کادر زرد) خواهید بود. تفاوت این دو در این است که اگر از حالت SSL استفاده کنید ایمیل‌ها بر روی بستر امن HTTPS رد و بدل خواهند شد که امنیت بالایی دارد. مطمئنا لازمه استفاده از این روش این است که اقدام به نصب و فعال سازی SSL بر روی هاست خود (خصوصا ساب دامین مربوط به وبمیل) کرده باشید.

علاوه بر این مورد هر یک از روش‌ها امکان استفاده از دو حالت IMAP و POP3 را برای مدیریت ایمیل به شما خواهد داد که تنها تفاوت استفاده در آنها شامل پورت‌های سرور است که در ادامه آنها را بررسی خواهم کرد.

من قصد دارم از روش IMAP برای این کار استفاده کنیم که توضیحات را بر اساس آن ارائه می‌کنم. اگر خواستید از POP3 استفاده کنید کافی است طبق همین توضحات عمل کرده و تنها اطلاعات مربوط به پورت را که شامل آن هستند را وارد کنید.

تنظیمات سرویس IMAP برای اتصال هاست ایمیل به outlook

• USERNAME و PASSWORD شامل نام کاربری (آدرس ایمیل) و رمز شماست که در هنگام ساخت ایمیل در هاست سی پنل آن را انتخاب کردید.
• آدرس سرورهای incoming و outgoing هم به ترتیب آدرس سرور برای ایمیل‌های دریافتی و ارسالی است که باید آدرس این سرور را در مراحل بعدی وارد برنامه اوت لوک کنیم.
• همانطور که می‌بینید برای مقادیر سرورهای incoming و outgoing اعدادی برای پورت‌های ایمیل‌های ورودی و خروجی در دو حالت IMAP و POP3 نیز وجود دارد که بسته به نوع استفاده و انتخاب روش استفاده یا عدم استفاده از SSL باید یکی از آنها را استفاده کنید.

این صفحه را با مشخصاتی که در اینجا وجود دارد نگه داشته و در ادامه به معرفی روش وارد کردن مشخصات برای اتصال ایمیل هاست به outlook می‌پردازم.

در صورتی که هاست شما دارای کنترل پنل دایرکت ادمین یا پلسک است، به همین ترتیب باید به منوی مدیریت اکانت ایمیل رفته و مشخصاتی که برای اطلاعات سرور ایمیل وجود دارد را در آنجا مشاهده کنید. در صورتی که این اطلاعات را نمی‌دانید می‌توانید ایمیلی که در هنگام خرید هاست برای شما ارسال شده را بررسی کنید تا اطلاعاتی همچون آدرس سرور ایمیل، سرور imap و pop3، پورت‌ها و… را مشاهده کنید.

روش اول: اتصال ایمیل هاست به outlook 2019

قبل از هر کاری شما باید برنامه outlook را روی ویندوز یا مک خود نصب کرده باشید. این برنامه به صورت جداگانه در دسترس نیست و در مجموعه نرم افزارهای آفیس برای نصب قابل انتخاب است که در کنار نصب ورد، پاورپوینت و سایر سرویس‌های مایکروسافت می‌توانید نصب آن را انتخاب کنید.

بنابراین اگر برنامه اوت لوک را نصب ندارید، جدیدترین ورژن مجموعه نرم افزاری آفیس را از سایت‌های معتبر دانلود کرده و در مراحل نصب برنامه outlook را برای نصب انتخاب کنید. من در اینجا از مجموعه نرم افزاری آفیس ۲۰۱۹ استفاده می‌کنم. اگر از نسخه‌های دیگری استفاده می‌کنم، اگر شما از نسخه‌های دیگری همچون 2016 یا 2010 استفاده می‌کنید، می‌توانید از روش دوم برای اتصال ایمیل به outlook استفاده کنید.

در نهایت پس از نصب برنامه را که باز کنید، در اولین ورود پنجره‌ای مشابه تصویر زیر نمایش داده می‌شود که از شما خواسته می‌شود آدرس ایمیل خود را وارد کنید.

همانطور که در تصویر بالا می‌بینید آدرس ایمیل اختصاصی خود را که بر روی دامنه است وارد کرده و روی دکمه Connect کلیک کنید. اگر از ایمیل info و… استفاده می‌کنید، باید آدرس ایمیلی که مربوط به ایمیل دامنه هاست شماست را وارد کنید.

در این صورت مشابه تصویر زیر در مرحله بعدی از شما خواسته می‌شود که یکی از سرویس‌ها را برای استفاده از ایمیل انتخاب کنید. همانطور که می‌بینید روش‌های مختلفی همچون جیمیل، اوت لوک، اکس‌چینج و… وجود دارند. اما چون ما قرار است از طریق IMAP یا POP3 به مدیریت ایمیل‌های سازمانی خود بپردازیم، یکی از این گزینه‌ها را انتخاب می‌کنیم که در اینجا من از گزینه Imap استفاده می‌کنم.

با انتخاب گزینه IMAP در مرحله بعدی طبق تصویر زیر از شما خواسته می‌شود که مشخصات سرور ایمیل را بر روی این سرویس وارد کنید. این مشخصات همان مواردی هستند که در مرحله قبل در صفحه مدیریت اتصال ایمیل در هاست سی پنل به شما نمایش داده و توضیحاتی در خصوص آنها دادم.

لذا طبق شماره‌گذاری تصویر بالا و توضیحاتی که در ادامه می‌دهم، مشخصات سرور IMAP را برای اتصال ایمیل هاست سی پنل به outlook وارد کنید.

1. ابتدا آدرس سرور ایمیل هاست خود را در فیلد incoming mail برای ایمیل‌های دریافتی وارد کنید. این آدرس در صورتی که از هاست اصلی سایت خود استفاده کنید معمولا mail.domain.com است. 
2. در فیلد PORT باید عدد پورت مورد نظر را برای سرور IMAP وارد کنید. اما همانطور که در بالا اشاره کردم و در تصاویر نیز دیدید، دو حالت استفاده از گواهینامه امنیتی SSL و بدون SSL وجود دارد. اگر هاست شما دارای SSL است و در آدرس mail.site.com از این گواهینامه امنیتی استفاده شده باید از پورت 993 استفاده کنید. در غیر این صورت در حالت Non-SSL باید از پورت 143 استفاده کنید.
3. گزینه Encryption method را چون از حالت SSL استفاده می‌کنیم باید روی حالت SSL/TLS قرار دهیم. در غیر این صورت باید از گزینه none استفاده کنید.
4. مشابه مرحله اول در این گزینه باید آدرس سرور ایمیل هاست خود را در فیلد outgoing mail برای ایمیل‌های ارسالی وارد کنید. این آدرس هم همان آدرسی است که برای ایمیل‌های دریافتی استفاده می‌شود؛ مگر اینکه در هنگام کانفیگ سرور تغییر داده شده باشد.
5. چون روش IMAP را برای اتصال ایمیل هاست سی پنل به outlook انتخاب کردیم و جدایی از این حالت SSL انتخاب شده، در این فیلد هم باید از پورت  465استفاده کنیم. در صورتی که حالت بدون SSL را انتخاب کردید باید از پورت 587 استفاده کنید.
6. گزینه Encryption method را برای ایمیل‌های ارسالی نیز چون از حالت SSL استفاده می‌کنیم باید روی حالت SSL/TLS قرار دهیم. در غیر این صورت باید از گزینه none استفاده کنید.
7. در نهایت پس از وارد کردن مشخصات فوق روی دکمه NEXT کلیک کنید تا به مرحله بعدی هدایت شوید. اما قبل از اینکه به توضیحات مرحله بعدی بپردازم، اطلاعات این بخش را برای حالتی که از سرور POP3 استفاده می‌کنید توضیح می‌دهم.

اطلاعات اتصال ایمیل هاست با سرور POP3 به نرم افزار outlook:
 

در صورتی که نمی‌خواهید از روش IMAP برای اتصال استفاده کنید و روش POP3 را در مرحله قبل انتخاب کردید، طبق توضیحات بالا، باید از مشخصات زیر برای پورت‌ها در سرور POP3 استفاده کنید.

• حالت SSL: اگر از این حالت استفاده می‌کنید پورت ایمیل‌های ورودی (فیلد شماره ۲ تصویر) باید روی عدد 995 باشد. ایمیل‌های خروجی نیز روی عدد 465 قرار دارد.
• حالت بدون SSL: اگر از این حالت استفاده می‌کنید پورت ایمیل‌های ورودی (فیلد شماره ۵ تصویر) باید روی عدد 110 باشد. ایمیل‌های خروجی نیز روی عدد 587 قرار دارد.

همانطور که در تصویر بالا می‌بینید، در این مرحله از شما خواسته می‌شود که رمز ایمیل خود را وارد کنید. رمزی که در هنگام ساخت ایمیل در هاست سی پنل انتخاب کردید را وارد کرده و در نهایت روی دکمه Connect کلیک کنید. اگر این رمز صحیح باشد مشابه تصویر زیر پیغام Account Successfully Added نمایش داده خواهد شد.

در این مرحله هم روی دکمه Done کلیک کنید. در این صورت برنامه اوت لوک اجرا شده و اگر کمی منتظر بمانید مشابه تصویر زیر خواهید دید که ایمیل‌ها شروع به واکشی خواهند کرد و تاریخچه کلیه ایمیل‌های ارسالی و دریافتی را می‌توانید مشابه تصویر زیر ببینید و مدیریت کنید.

حال از این پس می‌توانید به جای استفاده از وبمیل هاست برای مدیریت ایمیل‌های خود از برنامه outlook استفاده کنید. این برنامه علاوه بر استفاده و مدیریت اکانت ایمیل، امکان اتصال آن را به تقویم و لیست کارها خواهد داد که توسط شرکت مایکروسافت ارائه شده است. استفاده از اوت لوک کمک می‌کند تا کارهای خود را به کمک این ابزار به شکل بهتری مدیریت و شخصی سازی کنید.

روش دوم: اتصال دستی ایمیل هاست به اوت لوک 2016

ممکن است که شما پیش از این ایمیل خود را به اوت لاک متصل کرده باشید و حالا قصد این را دارید که ایمیل دیگری را برای این منظور به اکانت اوت لاک خود متصل کنید. در این صورت باید از روش افزودن ایمیل هاست به outlook استفاده کنید که می‌توانید تا چند ایمیل مختلف را روی این برنامه مدیریت ایمیل مدیریت کنید.

در صورتی که از اوت لوک 2019 استفاده کنید مراحل درست مانند توضیحاتی است که در روش بالا دادیم و تنهای کاری که باید در ابتدا انجام دهید رفتن به منوی File و سپس انتخاب گزینه Add Account است که در تصویر زیر می‌بینید.

اما اگر از نسخه 2016 اوت لوک استفاده کنید، این روش کمی فرق داشته و مراحل را باید به صورت دستی بر اساس تصاویر و توضیحاتی که در ادامه می‌بینید وارد کنید. پس از انتخاب گزینه Add Account مشابه تصویر زیر از شما خواسته می‌شود تا اطلاعات اکانت خود را وارد کنید. در اینجا چون ما قرار است از ایمیل اختصاصی و info هاست استفاده کنیم، باید روش دستی یا همان Manual setup or additional server types را انتخاب کنیم.

سپس روی دکمه Next کلیک کرده و همانطور که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید گزینه POP or IMAP را برای وارد کرن مشخصات ایمیل هاست انتخاب کرده و در نهایت روی دکمه Next کلیک کنید.

در این صورت مشابه تصویر زیر از شما خواسته می‌شود تا مشخصات اکانت ایمیل را طبق توضیحات زیر وارد کنید.

• Your name: در این فیلد نام خود را وارد کنید. از این نام برای مدیریا اکانت‌ها در برنامه استفاده خواهد شد.
• Email address: در این فیلد آدرس ایمیلی که می‌خواهید به برنامه اوت لوک متصل کنید را وارد کنید.
• Account type: از این گزینه باید انتخاب کنید که می‌خواهید از سرور IMAP یا POP3 برای اتصال استفاده کنید. در اینجا برای نمونه از POP3 استفاده می‌کنیم تا توضیحات این روش را هم مطابق با چیزی که در IMAP دیدیم بررسی کنیم.
• Incoming mail server: در این فیلد باید آدرس ایمیل سرور خود را برای ایمیل‌های دریافتی وارد کنید. این آدرس به صورت پیشفرض روی mail.site.com قرار دارد که در هنگام خرید هاست در آدرس ایمیل برای شما ارسال شده است. اگر از هاست ایمیل استفاده می‌کنید یا اینکه اطلاعات این آدرس را ندارید مشابه توضیحاتی که در ابتدای مقاله دادم وارد هاست خود شده و از بخش مدیریت اکانت ایمیل آن را پیدا کنید.
• Outgoing mail server SMTP: این آدرس هم مشابه نمونه قبلی است؛ با این تفاوت که از آن برای ایمیل‌های ارسالی استفاده می‌شود. معمولا این آدرس هم شامل همان آدرس است.
• Username: در این فیلد باید آدرس ایمیل خود را که همان نام کاربری شما است وارد کنید.
• Password: در این فیلد باید رمز عبور ورود به ایمیل سی پنل خود را وارد کنید.

بعد از اینکه مشخصات بالا را وارد کردید، روی گزینه More Settings که کلیک کنید پنجره زیر به شما نمایش داده خواهد شد.

همانطور که در این تصویر می‌بینید به منظور اینکه احراز هویت برای ایمیل‌های ارسالی در هر بار نیاز به وارد کردن نداشته باشد، تیک گزینه My Outgoing Server SMTP را که در تب Outgoing Server می‌بینید فعال کنید. سپس روی تب Advanced کلیک کرده و مشابه تصویر زیر اطلاعات مربوط به پورت سرور را در حالتی که از SSL یا بدون SSL استفاده می‌کنید وارد کنید.

همانطور که در تصویر بالا می‌بینید، پورت سرور POP3 را برای ایمیل‌های ارسالی در حالتی که SSL روی هاست فعال است روی عدد 995 قرار داده و سپس تیک گزینه This server rerequires an encrypted connection را نیز فعال کنید. اما در حالت بدون SSL روی عدد 110 انتخاب کرده و تیک گزینه مورد نظر را در حالت غیرفعال باقی بگذارید.

سپس برای ایمیل‌های دریافتی نیز در حالتی که از SSL استفاده می‌شود روی عدد 465 قرار داده و سپس گزینه use the following type of encrypted connection را روی حالت SSL/TLS انتخاب کنید. اما اگر از حالت بدون SSL استفاده می‌کنید روی عدد 587 قرار داده و بدون تغییر دادن سایر گزینه‌ها، روی دکمه Ok کلیک کنید.

در نهایت این پنجره بسته شده و با کلیک روی دکمه Next که در مرحله قبل دیدیم، از شما خواسته می‌شود که یک تست برای بررسی صحت اطلاعات وارد شده انجام دهید که در این صورت پس از انجام تست کانکشن نتیجه آن مشابه تصویر زیر نمایش داده شده و نشان از موفقیت بودن اتصال ایمیل هاست سی پنل به outlook دارد.

نحوه اتصال ایمیل به اوت لوک در گوشی اندروید

شاید بخواهید که ایمیل هاست و سازمانی خود را هم روی گوشی اندروید خود مدیریت کنید. خوشبختانه در گوشی‌های هوشمند همچون اندروید و حتی ios هم این امکان وجود دارد تا این کار را انجام دهید. برای این کار کافی است برنامه را روی گوشی خود نصب کرده و بر اساس توضیحاتی که در ادامه به صورت تصویری شرح خواهم داد، همان مراحلی که در روش قبل گفتم را طی کنید.

ابتدا روی دکمه‌های زیر کلیک کرده و بسته به سیستم عامل گوشی خود برنامه outlook را روی اندروید یا ios نصب کنید. در ادامه من مراحل نصب را روی گوشی اندروید توضیح خواهم داد که برای ios نیز می‌توانید همین مراحل را طی کنید.

 پس از نصب برنامه آن را باز کرده و مشابه تصویر زیر ابتدا روی آیکون + که با شماره ۱ در تصویر مشخص کردم کلیک کنید تا منوی پایینی نمایش داده شود.

سپس همانند تصویر روی گزینه اول که با نام Add an account نمایش داده می‌شود کلیک کنید. در این صورت صفحه زیر نمایش داده می‌شود که از شما خواسته می‌شود آدرس ایمیل خود را وارد کنید.

پس از وارد کردن آدرس ایمیل روی دکمه Continue که کلیک کنید در مرحله بعد مشابه تصویر زیر باید یکی از روش‌های سرور IMAP یا POP3 را برای اتصال ایمیل هاست به outlook اندروید طی کنید. در اینجا من از سرور IMAP برای اتصال استفاده می‌کنم.

بعد از انتخاب یکی از روش‌ها در ادامه باید اطلاعات سرور ایمیل را مشابه دو روشی که در مراحل قبل برای ویندوز توضیح دادم ادامه دهید.

نکته: به دلیل موارد امنیتی که در اندروید ۱۱ وجود دارد، امکان گرفتن اسکرین شات را از صفحه مشخصات اکانت ایمیل در گوشی نداشتم. برای همین تصاویری که در ادامه می‌بینید در اندروید ۷ بر روی شبیه ساز نوکس تهیه شده است.

همانطور که در تصاویر بالا شماره گذاری کردم، اطلاعات مربوط به سرور ایمیل را طبق مراحل توضیح داده شده وارد کنید.

1. نام خود را وارد کنید.
2. آدرس سرور ایمیل را که در صفحه اکانت ایمیل هاست در ابتدای آموزش نشان دادم چطور پیدا کنید، برای ایمیل‌های دریافتی وارد کنید.
3. اگر از SSL استفاده می‌کنید پورت 993 و در حالت بدون SSL از پورت 143 برای سرور IMAP استفاده کنید. برای سرور POP3 نیز به ترتیب می‌توانید از پورت‌های 995 و 110 استفاده کنید که توضیحات آن را قبلا برای حالت استفاده یا عدم استفاده از SSL توضیح دادم.
4. آدرس ایمیل خود را که همان نام کاربری است وارد کنید.
5. رمز ورود به ایمیل خود را وارد کنید.
6. آدرس سرور ایمیل را برای ایمیل‌های ارسالی وارد کنید.
7. اگر از SSL استفاده می‌کنید پورت 465 و در حالت بدون SSL از پورت 587 استفاده کنید.
8. آدرس ایمیل خود را وارد کنید.
9. رمز ایمیل خود را وارد کنید.
10. روی دکمه تیک که در بالای صفحه قرار دارد کلیک کنید.

در این صورت در مرحله بعد اطلاعات بررسی شده و اگر به درستی وارد شده باشد، صفحه‌ای مشابه تصویر زیر نمایش داده می‌شود. از شما خواسته می‌شود که اگر اکانت دیگری را می‌خواهید اضافه کنید وارد کنید و در غیر این صورت روی گزینه MAYBE LATER کلیک کنید.

که در نهایت ایمیل سینک شده و پس از واکشی تاریخچه ایمیل‌های خود را می‌توانید مشابه تصویر زیر مشاهده کنید.

به همین ترتیب می‌توانید ایمیل‌های دیگر خود را وارد کرده و از طریق اندروید نیز به ایمیل‌های هاست خود در گوشی دسترسی داشته باشید؛ بدون اینکه نیازی به استفاده از وبمیل داشته باشید.

جمع بندی و کلام آخر

در این آموزش به صورت جامع و تصویری مراحل افزودن ایمیل هاست به outlook را در سیستم عامل ویندوز و اندروید به شما آموزش دادم که به کمک آن می‌توانید با اتصال ایمیل هاست سی پنل، دایرکت ادمین، پلسک و… اقدام به ارسال و دریافت ایمیل دامنه خود از طریق برنامه اوت لوک کنید.

استفاده از این برنامه از آنجایی که امکان اتصال به برنامه‌های مختلفی همچون تقویم مایکروسافت، لیست کارها و همچنین نرم افزارهای دیگر مایکروسافت به شما خواهد داد کمک می‌کند تا مدیریت بهتری در کارهای خود داشته باشید. این روش کمک می‌کند که مثل حرفه‌ای‌ها از ایمیل اختصاصی استفاده کنید و دیگر مشکلاتی که برای استفاده از وبمیل از طریق مرورگر وجود دارد را نداشته باشید.